|
Standaarden in het (digitaal) beschrijven van vormgevingsarchieven
Tekst gebaseerd op de
lezing gehouden tijdens de bijeenkomst georganiseerd door het Centraal register
Vormgevingsarchieven 'Werk in uitvoering' op 9 juni 2010 te Den Haag:
Deze samenvatting geeft de resultaten van een onderzoek naar
ontsluitingsmethoden van vormgevingsarchieven en vormgevingscollecties. Doel van
het onderzoek was het formuleren van richtlijnen voor het bewerken van
vormgevingsarchieven. Het gaat daarbij niet alleen om het invoeren van de
metadata maar ook het traject voor en na deze fase. Selectie en waardering
spelen daarbij een belangrijke rol evenals het goed informeren van de gebruiker.
Het vormgevingsarchief wordt grofweg op twee verschillende manieren ontsloten.
Deze ontsluiting is een afgeleide van de instelling die het archief bewaart.
Musea ontsluiten het archief of de collectie zodat gebruik ervan door de
museummedewerkers mogelijk is, terwijl archieven zich op de externe
archiefgebruiker richten. In musea toont men bijvoorbeeld materiaal in
tentoonstellingen binnen de context van een vooropgesteld thema of verhaal.
Archieven tonen een digitale inventaris of presenteren een zoeksysteem zodat de
gebruiker zelf zijn weg kan vinden.
De conclusie van het onderzoek is dat de wijze waarop een vormgevingsarchief of
collectie ontsloten en gepresenteerd wordt aangepast moet zijn op de vraag van
de toekomstige gebruiker. Het archief moet zo ontsloten worden dat het voor de
beoogde gebruiker goed toegankelijk is. Een goede bewerking van een
vormgevingsarchief begint daarom met een gedegen gebruikersonderzoek.
De toegankelijkheid van vormgevingserfgoed kan verbeterd worden op verschillende
niveaus: op het niveau van het archief, op niveau van de instellingen en op het
niveau van de inhoudelijke ontsluiting.
Belangrijk voor de ontsluiting van vormgevingserfgoed op archiefniveau is het
Centraal Register Vormgevingsarchieven (CRVa) dat fungeert als portal voor
landelijke ontsluiting van het erfgoed.
De instelling kan de toegankelijkheid van de vormgevingsarchieven die zij in
huis heeft verbeteren door contextinformatie te bieden. Het plaatsten van een
tekst met uitleg over wat een vormgevingsarchief is en hoe het toegangenapparaat
gebruikt kan worden, zoals een handleiding voor de inventaris, de zoekmachine of
de presentatie van het vormgevingsarchief. Dergelijke elementaire informatie
verbetert de toegankelijkheid al aanzienlijk.
Op niveau van inhoudelijke ontsluiting is het belangrijk te bepalen wie de
(beoogde) doelgroep is. Op basis van de resultaten van een gebruikersonderzoek
wordt bepaald wat wordt ontsloten en tot op welk niveau.
Wie is het publiek van een vormgevingsarchief? Er kan een onderscheid gemaakt
worden tussen intern publiek (eigen medewerkers van de instelling) en extern
publiek. Voor deze groepen geldt dat zij op een eigen manier het archief willen
doorzoeken en elk een eigen zoekvraag kennen. Voor een conservator zijn andere
metadata van belang dan voor een vormgever.
Het museum is de eerste archiefgebruiker van het eigen archief. Een inventaris
of een collectiemanagement systeem voor intern gebruik dient als wegwijzer naar
de locatie van het fysieke object.
Extern publiek is vaak minder geoefend in het omgaan met een collectie
management systeem of een inventaris. Uit de scriptie ‘De digitale
archiefinventaris in gebruik’ van Evert Florijn blijkt dat onervaren
archiefgebruikers niet met een digitale inventaris om kunnen gaan. Als de
onervaren archiefgebruiker de beoogde doelgroep is moet de informatie
kant-en-klaar worden aangeleverd waardoor een webtentoonstelling een betere
ontsluiting zijn.
De doelgroep vormgevers zien graag het visuele materiaal gedigitaliseerd en via
internet doorzoekbaar zodat de ontwerper vanuit zijn of haar atelier toegang
heeft tot het archief. Een andere doelgroep kan zijn studenten die kennis hebben
van het archief dat ze in willen zien. Een archief dat weinig en door enkel
kenners geraadpleegd wordt hoeft alleen op archiefniveau ontsloten te worden.
Een record in het CRVa van het archief en informatie over de voorwaarden waarop
het archief ingekeken mag worden op de website van de betreffende instelling is
voldoende.
In 2005 verscheen het artikel ‘More Product, Less Process’ in The American
Archivist over de noodzaak van het veranderen van de archiefpraktijk. De auteurs
van het artikel stellen dat archieven tot een te gedetailleerd niveau worden
ontsloten waarbij niet ieder archief gebaad is bij een standaard manier van
ontsluiten. Deze praktijk is ook gangbaar bij de bewerking van Nederlandse
vormgevingsarchieven in musea en archieven. De auteurs van het artikel stellen
zeer terecht de vraag: ‘Is our ultimate goal the physical and contextual
preservation of records, or is it serving users?’
Een archief is pas toegankelijk als de gebruiker het archief als toegankelijk
ervaart. Aan de hand van het gebruikersonderzoek kun je bepalen welke delen van
het archief worden ontsloten en de vorm waarin dit gepresenteerd gaat worden. De
keuze voor een metadatastandaard wordt gemaakt op basis van de resultaten van
ditzelfde gebruikersonderzoek. Door verschillende metadatastandaarden te
combineren kan er een schema op maat worden gemaakt.
|